Gelişim Kata’sına göre 1, 2 ve 3 nolu adımlar belirlenmiş durumdadır. Altı ay içerisinde teklif hazırlama adımının üç güne düşürülmesi hedeflenmektedir.
Mevcut durumda teklif hazırlama süresi beş ile sekiz gün arasındadır. Bir sonraki hedef durum, bir ay içerisinde teklif hazırlama süresini dört ile yedi gün arasına getirmektedir.
Bilimsel düşünce yaklaşıma göre, teklif hazırlama süresini bir ay içerisinde dört ile yedi gün arasına nasıl düşürürüm? sorusu doğru bir soru değildir.
Doğru soru; mevcut durumdan hareketle bir ay içerisinde teklif süresini dört ile yedi gün arasına indirilmesinin önündeki engeller nedir, diye sormak ve bu doğrultuda araştırmalar yapmaktır.
Bir sonraki hedef durumu yakalayabilmek için engellerin tespit edilmesi ve aşılması son derece önemlidir. Bu bilgiden hareketle satış departmanı içerisinde bu zorlu hedefi başarabilmek için bir kişi gönüllü olur. Bu gönüllü kişinin çalıştırıcısı ise satış departmanının yöneticisidir.
Değişim için yöneticilerin çalıştırıcıya (antrenöre) dönüşmesi son derece önemlidir. Yöneticilerin çalıştırıcı soruları ile işe başlaması bu antrenörlük sürecini kolaylaştırır.
Satış departmanının Kata Hikaye Tahtası
Yapılan çalışmalarda iki f arklı engel olduğu tespit edilmiştir :
1 - Teklifler, her bir müşteri için elle baştan hazırlanmaktır. Bu zaman ve emek kaybına
sebebiyet vermektedir.
2 - Finans departmanına olan bağımlılık. Satış departmanın teklif vermeden önce fiyatları son bir kez finans departmanına sorması ve onay alması gerekmektedir. Finans departmanının iş teslim süresi, satış departmanının performansını direkt olarak etkilemektedir.
Atılacak olan adımlar engellere dönük olmalıdır. Diğer bir ifadeyle, yapılacak olan deneyler engellerin kök sebeplerini anlamaya dönük olmalıdır. Bir başka önemli nokta, her seferinde tek bir engel üzerinde adım atılmalıdır. Birden fazla adım atılırsa çözümün hangi adımdan kaynaklandığı anlaşılamayabilir. Her bir adım bilgi eşik seviyesini yükseltmeye dönük olmalıdır.
Plan ve beklenti nedir? | Sonuç ve neler öğrenildi? | |
1 | Wiki sisteminin kurularak teklif süreçlerine ait veri tabanının oluşturulması. Beklenti : Tekrar tekrar sıfırdan teklif hazırlamak yerine Wiki sisteminde bilgi ve şablonlarından faydalanarak zaman kaybının önüne geçilmesi. | Wiki sistemi kurulumu tamamlandı. Satış ile ilgili arkadaşların ilgisi az oldu. Onlara karışık geldi. Karışık gelmesinin sebebi, Wiki sisteminde sektör bazında kategorizasyon bulunmaması. |
2 | Wiki sisteminde önceki tekliflerin kategorize edilebilmesi için çalışma yapmak. Beklenti : Kategorizasyon sürecinde tüm takımın destek olması. | Wiki sistemi satış teklif süreçlerinde kullanılmak üzere 16 kategori belirlendi. 16 farklı sektöre teklif verildiği tüm takım tarafından öğrenilmiş oldu. |
3 | ….. | ….. |
Acaba zorlu hedefi başarmaktan sorumlu kişi bilimsel bir şekilde mi ilerliyor? Eksikleri var mı? Bu tür soruların cevapların aramak çalıştırıcının görevidir. Çalıştırıcı, soruları sayesinde öğrencinin bilimsel ilerleyip ilerlemediğini ve eksiklikleri ortaya çıkarır.
1. Hedef durum nedir?
2. Şu an neredesin?
3. Geri bildirim alma soruları :
a. En son ne planlamıştın?
b. Ne bekliyordun?
c. Ne oldu?
d. Ne öğrendin?
4. Hedef durum ile aranda duran engeller nelerdir?
5. Bir sonraki adımın nedir?
6. Bu adımının sonucunda öğrendiklerini ne zaman gidip görebiliriz?
Çalıştırıcı soruları organizasyona göre zaman i çerisinde değişiklik gösterebilir fakat ilk başlarken bu soruların bire bir sorulması önemlidir.